¿Competitividad sin un control adecuado?, olvídelo!

Imagen:tripleada.blogspot.com
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¡Qué mala “prensa” tiene la palabra control!, y en todos los ámbitos, pero sobretodo en la empresa. Se asocia a comportamientos coercitivos, a sucias manipulaciones, a invasión de la intimidad, se percibe a la persona que lo ejerce cómo alguien despiadado que tiene como misión castigar. Nada de eso, tiene que ver con el concepto de la función control, que no es necesario en la empresa, sino que posee un carácter estratégico y decisivo en el funcionamiento de cualquier organización.
La función de controlar lo que ocurre en la organización, es una de las cuatros funciones estratégicas, necesarias y prioritarias para alcanzar las metas que una empresa se proponga. Las funciones que la empresa debe tener muy presente son: la necesidad de planificar, organizar (tener un orden de acuerdo a sus posibilidades y objetivos de la propia organización), ha de tener estilos de dirección/gestión establecidos y eficientes, y ha de saber controlar lo que ocurre en su camino hacia los resultados. Casualmente, estas cuatros funciones coinciden con la función directiva y por lo que se le paga a cualquier responsable de la organización, sea del nivel jerárquico que sea. Por lo que renunciar a hacer, y hacer bien, estas funciones supone ir en contra de los intereses de la empresa. Cualquier disfunción, desatención, o carencia en cualquiera de las tareas de planificación, organización, dirección-gestión y/o control, tendrá como consecuencia problemas, y graves, en la marcha de la compañía.
Si nos centramos en el control, lo importante es saber en qué consiste. Comento esto, pues puede existir cierto desconcierto a la hora de abordar este tema. Ya hemos comentado que existen personas que asocian el control con invasión, inadecuada supervisión, injerencias, castigo, etc., y la verdad es que nada de esto tiene que ver con el control necesario que debemos poner en marcha. EL control que necesitamos implantar, es todo aquello que nos indica de manera objetiva si estamos alcanzando los objetivos previsto o no. Por lo tanto estamos hablando de recursos, acciones, mediciones que nos aportan la información OBJETIVA sobre si estamos alcanzando los resultados que planificamos y con los recursos que previmos. Ni más ni menos, a eso nos referimos cuando hablamos de control.
Para realizar una buena labor de control en la empresa, es necesario tener presente algunas circunstancias que creo os pueden ser de interés y ayuda:
– Se ha de diseñar un sistema de control, estructurado, que obtenga información suficiente y objetiva, que sea aplicable y utilizado, funcional, eficiente y lo menos complejo posible. Crear medidas de control incoherentes, aisladas y por diferentes profesionales, provoca un lio mayor en la organización que si no existieran dichas medidas
– El control ha de ser planificado, no se puede improvisar, ni cambiar el proceso de manera arbitraria o unilateral
– El sistema de control ha de ser explicado y aclarado hasta la extenuidad, a todos los afectados para realizarlo de manera que si no se explica bien, lo más probable es que dicho control no sea eficiente, pero sobretodo útil. Esta es una situación muy frecuente en empresas y que provoca muchos problemas
– Para controlar es necesario saber lo que se “vigila”, con claridad. Parece una obviedad, pero ocurre que en ocasiones no se sabe con exactitud que se está revisando o controlando e incluso existe una circunstancia aun peor, y es que se controle un criterio aceptados por todos, pero que cada uno interprete o defina de una manera diferente. Por ello, la mejor manera de no cometer errores en este aspecto es definir el criterio (si quiere quedar bien ahora puede llamar a estos criterios, KPIs) a controlar de manera concreta, objetiva y que todo el mundo acepte dicha definición. Hasta que todos los integrantes o responsables de controlar no tenga la misma concepción de la KPI, será imposible e innecesario ponernos a controlarla
– La mejor manera de que no existan problema s con el control es cuantificar. Y cuantificar se puede cuantificar todo, aspectos puramente cuantitativos, pero también los cualitativos, se trata de que dichos criterios se definan y se lleven a términos cuantitativos
– Para controlar debemos medir, la medición ha de ser una tarea absolutamente objetiva, no se puede dejar la medición al ojo de quien mide.
– Se puede tener un sistema de control magnifico, perfectamente definido y aceptado que medimos, con una medición absolutamente objetiva, pero tenemos que tener el componente comparativo. Tenemos que manejar la información que obtenemos con la medida que marque si estamos alcanzando los objetivos previstos o no. Recuerda que este es fin de controlar eficientemente, poder tomar decisiones en función a los datos e información que obtenemos
– Todas las áreas funcionales (marketing, finanzas, producción, etc.) de la empresa han de estar controladas y el sistema ha de poner en relación todos los datos obtenidos por cada una de las áreas
– El proceso de control que no aporte la información necesaria, en tiempo para tomar decisiones, es un mal proceso de control. El control pierde sentido cuando debemos resignarnos a sufrir las consecuencias de nuestro comportamiento o funcionamiento.
– Si el sistema de control no es aceptado, entendido, respetado, seguido por las personas encargadas de ejercerlo, olvídese de implementarlo!, es una pérdida de tiempo, dinero y muchas más cosas.
No es fácil como pueden ver el hecho de instaurar un sistema de control eficiente que es lo que perseguimos, pero es cierto, que si respeta y está atento a lo comentado le será mucho más fácil o mejor dicho menos complicado. Tenga presente que ejercer una buena labor de control va a significar para su empresa aspecto muy positivas:
– Mejorar el clima laboral entre trabajadores
– Todos estos sabrán por lo que valoran su trabajo
– Saber en tiempo, que está ocurriendo en su organización
– Poseer una herramienta adecuada para tomar decisiones adecuadas
– La organización será mucho más “justa” en sus decisiones
– Podrá poner en marcha planes de contingencias antes del desastre
– Le permitirá un conocimiento mucho más adecuado de su organización y las personas que allí trabajan
– Es imposible ser eficientes sin un buen sistema de control
– Sin control no hay rumbo, con lo que puede acabar en cualquier sitio, incuso en la calle
– El control le permitirá conocer que está haciendo bien y mal en la organización
– Un buen control permitirá a la empresa una adaptación más rápida a los cambios en los mercados, en los trabajadores, en las fianzas, en todo
– Control eficiente es sinónimo de ahorro de costes, de mayor rentabilidad, de mejores resultados económicos
– Todos los recursos, su utilización y eficiencia, quedan positivamente afectados con un adecuado sistema de control
– Sin control usted no maneja la empresa, es la empresa la que le maneja a usted
Creo que con este post podemos aceptar de la necesidad de un control o mejor dicho de un buen control sobre la empresa. Como ha podido comprobar, lo comentado se aleja sobremanera de todos esas creencias que enunciamos y que se asocian al control y que están más relacionadas con el mal control, el inadecuado o mal entendido control. ¿Le parece que queda más que acreditado que el control es una función absolutamente necesaria y prioritaria en cualquier organización?. Espero que sí. Puede que tengamos la empresa “mejor de mundo”, la que más venda, la que mejor prensa tenga, la mejor, que si no la controla adecuadamente, la llevara irremediablemente al fracaso. De igual manera, le animo a que este alerta, y es que es, en épocas de bonazas económicas, cuando más se “relajan” las funciones de control en las organizaciones, teniendo como resultado en muchos casos, ser el principio del fin. Recuerde el anuncio, potencia sin control no sirve de nada, por lo que no pretenda ser competitivo sin un control eficiente.

Rafael Cera
@rafacera

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One thought on “¿Competitividad sin un control adecuado?, olvídelo!

  1. Buenas tardes,
    Este post, al igual que los demás, me ha parecido excepcional. Muy cercano a mi observo un caso muy claro de un sistema de control muy bien planteado y diseñado pero muy mal implantado y gestionado, que está ocasionando una gran cadena de desafortunados problemas. Y todo ello en una gran empresa. Así qué todo lo que usted ha escrito es una clara posible realidad.
    Muchas gracias por su blog. Lo considero muy acertado y práctico. Qué facilidad tiene usted para transmitir!
    Un saludo, Ana María.

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